Hexagon Tech Group
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HEXAGON TECH GROUP SAP EXCELLENCE

Digital Core Strategy

TRANSFORMACIÓN
DIGITAL UNIFICADA
PARA GASOIL S.A.

De la fragmentación multipaís a la excelencia operativa con SAP S/4HANA Cloud.

4 Países
Dato Único
Tiempo Real

Diagnóstico AS-IS

Crecimiento sin Estandarización: Ineficiencia Operativa

INSIGHT CRÍTICO
4 Países, 4 Sistemas, 0 Integración Real.
La consolidación depende de Excel propenso al error.

El Coste Oculto de la Ineficiencia

Impacto Negativo Anual: 1.2M€

Compras
151.579 €
Ventas
227.368 €
Finanzas
189.474 €
IT / Multipais
416.842 €

TOTAL PÉRDIDA RECURRENTE

1.200.000 €
No es gasto, es valor perdido.

Visión TO-BE: Clean Core

Arquitectura Unificada en la Nube

SAP S/4HANA Cloud
Public Edition
ES
España
PT
Portugal
IT
Italia
FR
Francia
Single Source of Truth
Group Reporting Automático
Datos Maestros Centralizados
Infraestructura: Cloud Gestionado (RISE with SAP)
Transformación Estratégica Infographic

Recomendación de Hexagon

Aprobación Inmediata del Proyecto

  • Go-live España: Semana 16 (Abril 2026)
  • Reducir riesgos estructurales
  • Recuperar control financiero
  • Disponer de visibilidad en tiempo real
  • Garantizar escalabilidad internacional

Mensaje clave al Comité:

No es un proyecto IT.
Es una decisión estratégica para recuperar eficiencia, competitividad y control del grupo.

SAP

Contexto de Gasoil y Problema Actual

Visualizando la "burning platform" para la transformación digital de Gasoil S.A.

El Escenario

  • Operaciones en 4 países (ES, PT, IT, FR)
  • Presión regulatoria creciente en cada mercado
  • Exigencias ESG y sostenibilidad cada vez más estrictas
  • Necesidad de reporting unificado y datos en tiempo real

La Realidad

  • Fragmentación de sistemas: cada país opera de forma aislada
  • ERPs legacy desactualizados y sin soporte futuro
  • Dependencia crítica de Excel para procesos clave
  • No comparte procesos y datos entre filiales

El Riesgo

  • Ineficiencia operativa y duplicación de esfuerzos
  • Pérdida de competitividad frente a competidores digitalizados
  • Toma de decisiones sin datos fiables ni consolidados
  • Riesgo de incumplimiento regulatorio por falta de trazabilidad

El Reto de Dirección

Pasar de "cada uno a su manera" a un Modelo de Gestión Unificado que integre los 4 países, unifique procesos y datos, y proporcione visibilidad en tiempo real para el Grupo.

La Decisión Tecnológica: ¿Por qué Public Edition?

Cloud-First: Eficiencia y Escalabilidad vs Complejidad innecesaria.

Dimensión de Evaluación S/4HANA Cloud Public Edition S/4HANA Private Edition S/4HANA On-Premise
Arquitectura Principal Nube Multitenant (SaaS puro) Nube dedicada (IaaS / PaaS) Infraestructura propia del cliente
Inversión Inicial Estimada ~1,2 Millones de Euros 5 – 7 Millones de Euros > 7 Millones de Euros (Incluye Hardware)
Modelo de Costes OpEx (Suscripción predecible) Mixto (Suscripción + Mantenimiento) CapEx alto + Mantenimiento perpetuo
Nivel de Personalización Clean Core + Extensiones BTP Modificación de código fuente permitida Modificación ilimitada (Alto riesgo técnico)
Ciclo de Actualización Automático y continuo por SAP Gestionado por el cliente/partner Gestionado por el cliente (Proyectos largos)
Plazo de Implantación (Aprox) 8 a 12 semanas (Core) 6 a 12 meses Más de 12 meses
Idoneidad para Gasoil S.A. Winner Altamente Recomendada Sobredimensionada Descartada por ineficiencia

"La arquitectura Public Cloud Edition bajo el modelo RISE with SAP, maximiza la sostenibilidad y reduce el TCO drásticamente."

Plataforma Única y el Dato

Consolidación Operativa

Unificación de procesos core para todas las sedes del grupo, eliminando silos de información y duplicidad de tareas.

ES PT IT FR
  • Dato Único: Una sola fuente de verdad para todo el grupo.
  • Reporting en tiempo real corporativo y local.
  • Procesos financieros 100% integrados.

El Valor de la Información

Transformación de los datos operativos en insights estratégicos mediante analítica avanzada embebida en SAP.

  • Predicción de demanda y optimización de stock.
  • Control total de costes operativos por país.
  • Visibilidad de márgenes por unidad de negocio.
Dato Confiable
Agilidad Decisión
Control Total

"La madurez digital de Gasoil S.A. comienza por la integridad y calidad de sus datos en una plataforma cloud escalable."

Core Model de Procesos y Alcance

Estandarización de grupo: Un solo diseño, cuatro despliegues.

CORE MODEL DATO ÚNICO
COMPRAS
Procure-to-Pay
VENTAS
Order-to-Cash
FINANZAS
Record-to-Report

Back Office Core

FI - Finanzas CO - Controlling MM - Materiales SD - Ventas

Operaciones Gasoil

IS-OIL (Gasoil) LE-TRA / TM QM - Calidad EHS - Seguridad

Inteligencia y SAP BTP

Fiori Apps SAC - Analytics CAR - Retail Extensions
FASE 1 Core Financiero & Logístico (Gasoil Group)
FASE 2 Componentes Sectoriales (IS-Oil, EHS, BTP)
FASE 3 Servicio a Estaciones, SAP CAR & Analytics

Beneficios y Gestión del Cambio

Inversión Estimada

1,2 M€

Concentrados en Año 0 y 1

Beneficio Anual

~1,2 M€

Recurrente a partir del Año 2

Impacto Estratégico

  • Simplificación IT: Eliminación de licencias legacy y reducción de mantenimiento.
  • Sostenibilidad: Agenda 2030, reducción de papel y optimización logística.
  • Autonomía: Internalización del conocimiento y madurez del Core Model.

Factor Humano & Riesgo

"El principal riesgo no es técnico, sino humano: la cultura del Excel, la desconfianza y la resistencia al cambio."

Respuesta: Plan de Gestión del Cambio, Formación Específica, Post-implantación y un Modelo de Gobierno Multipais.
La opción que mejor equilibra coste, riesgo y valor: SAP S/4HANA Cloud Public Edition
Transformación Digital

Metodología Estratégica: SAP Actívate

Un enfoque estandarizado para acelerar la transformación digital de Gasoil S.A.

Implementación basada en la metodología estándar recomendada por SAP, diseñada para ofrecer un enfoque simplificado, eficiente y rentable. Agiliza el proceso hasta un 20% más rápido comparado con metodologías legacy tradicionales.

20%
Más Rápido

Eficiencia de Costos

Menos ajustes al software estándar reducen la inversión general. Soluciones preconfiguradas con parametrización asistida.

Minimización de Riesgos

Uso de escenarios y procesos líderes en la industria, probados para evitar errores y retrasos. Feedback temprano.

Escalabilidad

Adaptable tanto para la matriz en España como para las filiales internacionales (PT, IT, FR).

Soluciones preconfiguradas
Flexibilidad ante cambios
Parametrización asistida

Ejecución Táctica: Modelo Ágil y Scrum

Entregas incrementales diseñadas para la volatilidad del sector combustible.

SPRINT 2-4 semanas 📋 Planning ⚡ Sprint 🔍 Review Product Backlog

Equipo y Roles

Product Owner

Responsable de compras/ventas de Gasoil S.A. (prioriza el backlog)

Scrum Master

Perfil IT interno (elimina impedimentos)

Equipo de Desarrollo

Key users de negocio y consultores SAP

Beneficios para Gasoil S.A.

Pricing Preciso: Validación continua de cotizaciones BRENT/WTI
Integración Temprana: Módulos B2B y dashboards desde el mes 3
Agilidad: Respuesta rápida a regulaciones UE (ESG, carbono)
Colaboración: Rompe silos entre Ventas, Logística e IT (24/7)

Hoja de Ruta: Definición y Diseño

Fases 1 a 3 — Asegurando el alineamiento estratégico antes de la construcción.

1

Descubrimiento

🎯 Objetivo

Análisis AS-IS y visión del proyecto.

⚙️ Actividades

Talleres Fit-to-Standard con stakeholders de Gasoil S.A.

📄 Entregables

Informe de descubrimiento, Mapa de Procesos AS-IS, Business Case.

2

Preparación

🎯 Objetivo

Formación del equipo y estrategia de datos.

⚙️ Actividades

Kick-off oficial, definición de infraestructura técnica.

📄 Entregables

Plan de migración de datos (SAP R3 a S/4HANA) y Plan de Gestión del Cambio.

3

Exploración

🎯 Objetivo

Validación y diseño detallado.

⚙️ Actividades

Validación de Best Practices contra requisitos reales.

📄 Entregables

Business Blueprint (diseño detallado multipaís) e identificación de gaps funcionales.

Hoja de Ruta: Construcción y Despliegue

Fases 4 a 6 — Realización iterativa, Go-Live seguro y soporte continuo.

4

Realización

🎯 Enfoque

Construcción mediante Sprints iterativos.

🔄 Validación

Migración de datos históricos y pruebas integrales con usuarios reales (UAT).

5

Despliegue

🔒 Estrategia

Cutover en fin de semana para evitar paradas operativas.

📊 Secuencia
ES
Ventas España
ES + PT
España y Portugal
ES + PT + FR + IT
Global (4 países)
Hypercare (1 semana) — consultores in-situ
6

Ejecución

🎯 Objetivo

Estabilidad y mejora continua.

⚙️ Actividades

Monitorización de rendimiento, Soporte Post-Go-Live y actualizaciones.

📄 Entregable

Informe de Go-Live y sistema 100% operativo.

Futuro: Extender S/4HANA a otras entidades del grupo

El Dilema Estratégico: Big Bang vs. Por Fases

Una decisión de tolerancia al riesgo para garantizar calidad y control.

Big Bang
Por Fases
Control y Calidad
Riesgo Concentrado

Criterio
Big Bang
Fases (Propuesto)
Riesgo de fallo
Alto (todo cae)
Moderado (uno a uno)
Timeline total
Menor (28 sem)
Mayor (40 sem)
Curva aprendizaje
Excesiva
Asimilable
Calidad de datos
Baja (simultáneos)
Alta (decalada)
Recuperación
Imposible
Posible (reversión)

La decisión está directamente relacionada con la capacidad de absorber cambios.

Estrategia de Despliegue: El 'Kit de Rollout'

Reciclar el éxito: No empezamos de cero, empezamos con una solución probada.

España (Piloto)
Explore Realize
KIT DE ROLLOUT (Global)
  • Plantillas
  • Configuración
  • Lecciones
Portugal
Italia
Francia

"Los rollouts se ejecutan en menos tiempo que el piloto porque capitalizamos el esfuerzo inicial."

Timeline de Despliegue

Fase 1: El Piloto (España)
Establecer el Core de negocio y optimizar procesos.
Prepare (2 sem)
Explore (5 sem)
Realize (6 sem)
Deploy (3 sem)
Run (12 sem)
Parametrización
Go-Live
Hypercare Extendido
Fase 2: Los Rollouts (Francia, Italia y Portugal)
Ejecución acelerada con decalaje de 5 semanas
Prepare (1 sem)
Explore (2 sem)
Realize (4 sem)
Deploy (2 sem)
Run (5 sem)
Parametrización
Go-Live
Estabilización Rápida

Fase 3: Soporte y Sostenibilidad (Sustain)

1 Año de Acompañamiento (a contar desde el fin de la fase 'Run').

Vigilancia

Monitorización proactiva y vigilancia del sistema.

Soporte

Consultas y apoyo funcional a usuarios.

Independencia

Transición gradual a la autonomía del cliente.

Infraestructura Humana: Equipo y Gobernanza

Estructura del Equipo (Espejo)

Hexagon

  • Director Proyecto
  • Jefe Proyecto
  • Consultores Sr.

Gasoil S.A.

  • CEO (Visión)
  • CIO/COO/CFO
  • Responsables Funcionales

Estructura diseñada para suplir la falta de equipo interno cualificado,
aportando músculo técnico y dirección estratégica.

Modelo de Gobernanza

Comité Estratégico
Comité Funcional
Equipo de Trabajo

Diseño simplificado para evitar cuellos de botella y asegurar agilidad.

El Cambio Estratégico: Eficiencia Financiera y Sostenibilidad

MODELO TRADICIONAL (ON-PREMISE)
2.300.000€
Coste Total Estimado (Año 1)
  • - Modelo CAPEX (Activos depreciables)
  • - Compra de Servidores y Hardware
  • - Licencias Perpetuas + Mantenimiento
  • - Alto impacto inmediato en caja
PROPUESTA CLOUD PUBLIC (GASOIL S.A.)
1.150.000€
50% AHORRO
TOTAL
Coste Total Estimado (Año 1)
  • Modelo OPEX (Gasto Operativo)
  • Suscripción "Todo Incluido" (SaaS)
  • Sin compra de infraestructura
  • Coste mensual predecible y escalable
IMPACTO SOSTENIBILIDAD (AGENDA 2030)
Green Cloud: Energía
renovable en servidores.
Digitalización: Reducción
masiva de papel.
Eficiencia: 0% consumo
energético local.
Del 'Compro SAP' al 'Uso SAP'.

Estrategia de Acceso: Optimización de Licencias y Leverage Comercial

Fuerza Laboral Total
3.000 Empleados
Usuarios Indirectos
2.000 (Sin Licencia)
Usuarios SAP
Activos
1.000
(Benchmark Industria: 30-40%)
MIX DE LICENCIAMIENTO
Perfil de Usuario Porcentaje (Volumen) Coste Unitario
Usuario Profesional (Full) 60% (600 usuarios) 85€/mes
Usuario Funcional (Core) 30% (300 usuarios) 65€/mes
Autoservicio (Consultas) 10% (100 usuarios) 40€/mes
VENTAJA PLATINUM PARTNER
Gracias a nuestro volumen de ventas y certificaciones técnicas, aplicamos una banda agresiva de descuentos.
Precio Final Ponderado: 75€ / usuario / mes
Incluye: Licencias, Infraestructura, Mantenimiento y Soporte.

Desglose de Inversión:
Transparencia Presupuestaria (TCO)

900.000€
Licencias y
Suscripción Cloud
75€ x 1000 usuarios x 12 meses
250.000€
Servicios de
Consultoría
Implementación y Migración
1.150.000€
Inversión Total
Año 1
Capital Humano y Proyección
El Equipo de Proyecto (Consultoría)
  • Liderazgo: 1 Director de Proyecto, 1 Jefe de Proyecto
  • Especialistas: 3 Consultores Senior (SAP MM, SD, FI)
  • Apoyo: 2 Consultores Junior
Proyección Año 2+ (Run Phase)
Estabilización de costes operativos.
150.000€ / año
Mantenimiento y soporte técnico post-implementación.

Roadmap de Implementación: Ejecución en 12 Meses

Metodología SAP Activate (Agile + Fit-to-Standard)
Cronograma de Implementación (Gantt)
Mes 1
Mes 2
Mes 3
Mes 4
Mes 5
Mes 6
Mes 7
Mes 8
Mes 9
Mes 10
Mes 11
Mes 12
Discover & Prepare
9% Presupuesto
Weeks 1-3
Explore
18% Presupuesto
Weeks 4-8
34% Presupuesto (Pico Inversión) ↗
Realize
Weeks 9-24
Deploy
14% Presupuesto
Weeks 25-32
Run/Hyper-Care
20% Presupuesto
Post Go-Live
Estrategia de Roll-out Geográfico
EspañaESPAÑA (HQ)
50% Presupuesto
(575k€)
Definición del Core Model
→
PortugalPORTUGAL
20% Presupuesto
→
ItaliaITALIA
15% Presupuesto
→
FranciaFRANCIA
15% Presupuesto
Reutilización del Core Model (Eficiencia en despliegue)

Matriz de Riesgos y Estrategia de Mitigación

Gestión preventiva vs. reactiva
Riesgo Crítico
Coeficiente
Causa Raíz
Plan de Mitigación
Desviación de Presupuesto
0.68
ALTO
Causa Raíz
Retrasos técnicos / Retrabajos
Plan de Mitigación
Fases estrictas (SAP Activate) + Fondo de contingencia del 10%.
Calidad de Datos Maestros
0.55
ALTO
Causa Raíz
Datos legacy inconsistentes
Plan de Mitigación
Limpieza agresiva y reglas de calidad pre-Realize.
Incompatibilidades Técnicas
0.44
MEDIO
Causa Raíz
Integración sistemas antiguos
Plan de Mitigación
APIs documentadas y pruebas de integración tempranas.
Resistencia al Cambio
0.70
F. HUMANO
Causa Raíz
Adopción de usuario final
Plan de Mitigación
Formación continua y comunicación desde fase Explore.
Enfoque proactivo: Gestión preventiva vs. reactiva

Gestión del Cambio

Transformando la 'Cultura Excel' en Confianza Digital

El Desafío Actual
  • Uso generalizado de Excel y sistemas desconectados (Opensix, SevenOpen).
  • Falta de trazabilidad y errores manuales.
  • Percepción de SAP como "obstáculo burocrático".
La Estrategia Hexagon

Formación en Procesos Reales

  • Compras: Pedidos con proveedores reales.
  • Ventas: Simulación de rutas de reparto reales.
  • Finanzas: Cierre contable con datos reales.

El Rol de los Key Users

  • Líderes internos en Logística, Admin y Compras.
  • Mediadores de confianza para validar pruebas.
La Nueva Cultura
  • Confianza Digital y Dato Único.
  • Trazabilidad completa (Pedido → Asiento).
  • Autonomía del usuario frente a la herramienta.

El objetivo no es que el usuario aprenda un sistema nuevo, sino que sienta que SAP resuelve sus problemas diarios.

Plan Post-Implantación y Sustaining

De la Estabilidad a la Evolución Estratégica

El éxito de un ERP no es técnico, es organizativo. Hexagon propone un acompañamiento estructurado para asegurar que SAP se convierta en un motor de evolución empresarial.

Fase I: Hypercare

0 – 3 meses

Fase II: Soporte Operativo

3 – 12 meses

Fase III: Mejora Continua

> 1 año

Foco

Reducción de incertidumbre y resolución inmediata.

Acciones

Acompañamiento intensivo en procesos críticos (pedidos, facturación, stock).

Objetivo

Evitar inseguridad inicial y garantizar percepción positiva.

Foco

Estabilización y Autonomía.

Acciones

Mesa de Ayuda (Help Desk) y monitoreo de KPIs operativos.

Objetivo

Detectar oportunidades de mejora y asegurar la adopción real.

Foco

Valor y Estrategia.

Acciones

Automatización, SAP Analytics y optimización logística.

Objetivo

Transformar SAP en una plataforma de decisión estratégica.

Compromiso Hexagon: Garantizamos la continuidad operativa para evitar pérdidas económicas y riesgos legales asociados a la gestión de stock e hidrocarburos.

Sostenibilidad y Agenda 2030

Eficiencia como Motor de Responsabilidad Corporativa

SAP

ODS 8: Trabajo Decente

Profesionalización del talento y automatización de tareas repetitivas.

Gobernanza y Transparencia

Dato único centralizado y trazabilidad total para cumplimiento fiscal (hidrocarburos).

ODS 4: Educación de Calidad

Formación continua y capacitación digital de alto valor para la plantilla.

Impacto Operativo

Optimización de rutas logísticas = Menor huella de carbono y eliminación de papel.

Alineamos la eficiencia operativa con un crecimiento responsable, mejorando la transparencia institucional y reduciendo el desperdicio de recursos.

Menor Huella

Reducción de CO₂ por optimización logística

Paperless

Eliminación completa de papel en procesos

Retorno de Inversión (ROI) y Análisis de Beneficios

104% ROI (Año 1) — Escenario Base
0,96 Payback Period (Años) — < 12 meses
~1.2M € Beneficio Anual Total

Desglose de Beneficios por Área (Año 1)

Integración Multipaís/IT
416.842 €
Ventas (SD)
227.368 €
Autonomía
214.737 €
Finanzas (FI)
189.474 €
Compras (MM)
151.579 €

Análisis de Sensibilidad

Incluso en escenarios conservadores, el proyecto es viable.

Escenario Conservador (50%):

~600k € beneficios.

Escenario Optimista (125%):

~1.5M € beneficios (Payback 0,77 años).

Recuperación de la inversión en menos de 12 meses.

¿POR QUÉ HEXAGON? — NUESTRO COMPROMISO CON GASOIL S.A.

No implantamos SAP, transformamos su forma de trabajar.

Soluciones Reales

Resolvemos incidencias específicas: stock físico vs. sistema, facturación y gestión de hidrocarburos.

Enfoque Humano

Priorizamos la gestión del cambio. Vencemos la resistencia y empoderamos al usuario.

Adaptabilidad Total

Metodología a medida. La tecnología se adapta al negocio, no al revés.

El éxito del proyecto no será porque SAP funcione, sino porque las personas de Gasoil S.A. quieran trabajar con él.